As queixas são quase um consenso, inclusive, de quem convoca as reuniões. Se todos são contra, por que elas continuam existindo e se reproduzindo?
O tempo parece cada vez mais escasso e, numa proporção inversa, aumenta a quantidade de reuniões. Elas atingem a todos e não há quem não reclame. Nas empresas é comum que elas ocupem 50%, 60% ou até 70% do tempo de trabalho de um executivo e, em alguns casos, até mais. Ouvi de um gerente: “Com tantas reuniões, que horas eu vou trabalhar?”. Pergunto: será que reunião não é trabalho? As queixas são quase um consenso, inclusive, de quem convoca as reuniões. Se todos são contra, por que elas continuam existindo e se reproduzindo? Reparem como uma única reunião é capaz de gerar várias outras, num processo de progressão geométrica.
A pandemia e a expansão do home office não diminuíram as reuniões, ao contrário, ficou ainda mais fácil realizá-las. Com a volta à normalidade, elas se somam aos tradicionais almoços de negócios, cafés da manhã, happy hour e outros tipos de encontros, que logo se transformam em reuniões de trabalho.
Churchill afirmou que a democracia é o pior sistema político que existe, com exceção de todos os outros. O mesmo podemos falar das reuniões. Há como as empresas serem geridas sem elas? Qual seria a alternativa? Seria preferível um modelo em que alguém decide o que deve ser feito e determina o que outras áreas ou profissionais devem fazer, no clássico “manda quem pode e obedece quem tem juízo”? Isto tornaria as pessoas mais felizes? Será que seria mais produtivo?
Conheci um diretor de uma grande empresa que imaginava poder dirigir por decreto, no caso, por e-mail. As decisões costumavam ser um desastre, uma vez que frequentemente geravam repercussões indesejadas em pontos da companhia que não eram percebidos por quem não está no detalhe da operação. Além da confusão que causava, gerentes e funcionários precisavam correr para fazer emendas e remendos, além de composições internas para cumprir a decisão do chefe. Não era raro que uma segunda ou mais decisões precisassem ser tomadas para salvar a primeira, numa sequência sucessiva de erros.
Já não existem negócios simples. Os processos se tornaram complexos. A tecnologia trouxe os sistemas e programas, com todas as possibilidades e limitações que oferecem. O avanço do conhecimento fez surgir os especialistas e com eles um novo tipo de poder, que vai além da hierarquia formal. É um poder que não está isolado, mas diluído e complementado em diversas etapas do processo. Não há como tomar decisões solitárias. Não há como fugir das reuniões. A implantação de uma boa governança inclui novas reuniões.
Reconhecer a sua importância não significa concordar com a sua proporção. Há reuniões demais e há pouca educação para torná-las produtivas, a começar pela definição dos participantes, o papel de cada pauta e pontualidade para iniciar e terminar. Falta ainda a consciência do custo de uma reunião que vai além do somatório do valor da hora de cada participante. Há também de se diferenciar funções de gestão das de linha de produção, como vendedores, técnicas e operadores. Para gestores e profissionais de áreas- meio de uma empresa, reuniões internas podem ser o seu trabalho, mas não é o mesmo para quem tem que produzir e entregar um número no final do dia.
“Decifra-me ou devoro-te” era o desafio da Esfinge de Tebas na mitologia grega. Reuniões: não dá para viver sem elas. Não dá para viver com tantas delas. Pessoas e empresas, ou aprendemos mais sobre reuniões ou elas nos devoram.
Sobre o autor
JulioSampaio (PCC,ICF) é idealizador do MCI – Mentoring Coaching Institute, diretor da Resultado Consultoria, Mentoring e Coaching e autor do livro Felicidade, Pessoas e Empresas (Editora Ponto Vital). Texto publicado no Portal Amazônia e no https://mcinstitute.com.br/blog/.
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