Uma agenda diária cheia de compromissos, o não cumprimento e todas as metas e o estresse contínuo. Essa é a realidade de quem se divide entre os inúmeros afazeres sem um planejamento que gere produtividade pessoal. Mas, o problema pode ser facilmente resolvido a partir da determinação, do foco e da decisão quanto ao melhor aproveitamento do tempo para a obtenção de resultados. O uso de métodos de produtividade é fundamental, segundo especialistas, para o alcance de metas diárias e para a melhor qualidade de vida.
A coach Sandra Leite comenta que no dia a dia é importante adotar um sistema de controle ou de monitoramento do tempo para que todas as demandas diárias sejam resolvidas dentro do prazo determinado. Ela afirma que entre os principais empecilhos para o alcance dos resultados está o uso descontrolado da internet no acesso às redes sociais.
“O sistema de controle contribui com o alcance de objetivos. No dia a dia acontecem inúmeras situações que distraem uma pessoa, como por exemplo, chamadas em WhatsApp, visualizações em Facebook, Instagram, entre outras redes sociais. A internet desvia o foco do trabalho e ao final da semana o que era importante se torna urgente. O ideal é que a pessoa programe um horário pela manhã e à noite para acessar as mídias sociais”, orienta.
Sandra adota a metodologia denominada como tríade do tempo ideal, sistemática que determina que diariamente 70% do tempo de uma pessoa deve ser dedicado a atividades importantes, 20% a situações consideradas urgentes e 10% do tempo a ocorrências circunstanciais, que são os acontecimentos diários, inesperados.
Ela orienta que ao início de cada dia a pessoa deve fazer um planejamento das atividades a partir de anotações e classificações dos compromissos como urgentes e importantes.
“O que se tornou urgente um dia foi importante e não foi resolvido. Consequentemente, a agenda vai acumular o urgente, o importante e mais o circunstancial. É necessário tomar medidas para resolver o que é urgente e use apenas 10% do tempo para as atividades circunstanciais porque elas acabam tirando o foco das coisas importantes. Aumente a esfera da importância, diminua a esfera da urgência até que quase elimine as circunstanciais”, disse a coach.
Conforme Sandra, a adesão aos métodos produtivos garante resultados positivos, desde que o cidadão seja disciplinado e determinado a cumprir o planejamento. “A partir dessa programação é possível antecipar as situações importantes e resolvê-las. Quem não se planeja fica sempre apagando incêndio. É necessário resolver o que é urgente”, comentou.
Além do sistema tríade do tempo, outros métodos produtivos também podem ser utilizados como por exemplo:
Personal Kanban
O sistema é simples e toma como base dois itens: visualização do trabalho e diminuição/limite do número de coisas que devem ser feitas em determinado momento. A pessoa pode criar em um papel ou quadro uma divisão em três partes que devem conter as descrições: o que será feito; o que está sendo feito e o que foi feito. O lembrete físico das tarefas fará a pessoa se concentrar ao terminar seus projetos atuais antes de começar novos projetos.
Timeboxing
Método no qual a pessoa elabora um planejamento diário, aloca períodos específicos de tempo para tipos específicos de trabalho. Primeiro, o dia é dividido em blocos, em seguida, cada espaço de tempo deverá ser preenchido por uma tarefa. O princípio básico defendido pelo sistema é que ao estipular um horário para início e término de uma tarefa, ocorre a diminuição do tempo necessário para a sua conclusão, com maior foco na tarefa proposta. O Timeboxing se refere ao hábito de agendar horários específicos no dia para a execução e conclusão de tarefas específicas.
GTD (Getting Things Done)
O método reúne a lista de tarefas em um papel, ou em um aplicativo (App), organizando as atividades em pequenas tarefas que podem ser executadas imediatamente. O objetivo do GTD é remover o estresse causado pela sensação constante de ter muito o que fazer ao colocar as ideias em um sistema externo organizado. Na primeira etapa do GTD a pessoa lista em uma folha de papel todas as atividades que devem ser feitas; na segunda etapa a pessoa classifica cada demanda por necessidade de atendimento, da prioritária à menos urgente; logo após, as demandas ganham datas de vencimento.
Agile Results
Este sistema tem o objetivo de alinhar as atividades diárias com as metas mais importantes. Assim como muitos métodos de produtividade, ele incentiva o trabalho por meio de blocos, mas ainda assim é orientado para resultados. O agile consiste na identificação de três objetivos pretensos para o ano, para o mês, semana e dia. Ao definir as metas diárias é necessário analisar se elas se alinham com suas metas semanais. Ao estabelecer as metas da semana, verificar se elas se enquadram com as metas do mês, e assim, progressivamente. Ao final de cada período é importante fazer uma revisão do que passou e verificar o que foi feito, se funcionou. Caso a resposta seja negativa, é importante verificar o motivo e ajustar o que for necessário.
